Prozesse ja – aber flexibel bitte
Was halten Mittelständler von Geschäftsprozessen? Wie stark stützen sie ihre Prozesse mit IT ab und welchen Beitrag leisten Prozesse zum Unternehmenserfolg? Diese und andere Fragen diskutierten vier Vertreter mittelständischer Unternehmen während des ersten Anwender-Roundtables, zu dem der Business Performance Index (BPI) Mittelstand und der Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) Ende September nach München einluden.
Das Wichtigste vorab: Prozessorientierung, Standardisierung und die angemessene IT-Unterstützung seiner Geschäftsprozesse spielen im Mittelstand bereits heute eine wichtige Rolle, die weiter an Bedeutung gewinnen wird. Wesentliche Vorteile standardisierter Prozesse seien bessere Qualität, höhere Geschwindigkeit und niedrigere Kosten.
Das bestätigt auch die Langzeitstudie Business Performance Index (BPI) Mittelstand (www.business-performance-index.de), die vom Kasseler Analystenhaus techconsult nunmehr im 3. Jahr für die Branchen Dienstleistung, Handel und Fertigung durchgeführt wird. Für die Studie werden pro Jahr Geschäftsführer und leitende Angestellte in über 1000 Unternehmen zu den vier Themen: Prozessrelevanz, IT-Unterstützung, innovative IT-Lösungen sowie Unternehmens-/Prozesserfolg befragt. Die Antworten der Unternehmen werden in vier Indizes zusammengefasst. Gemeinsam ergeben sie ein umfassendes Bild der Leistungsfähigkeit der Unternehmen. Auf einer Punkteskala von 1 bis 100 drücken sie aus, wie einzelne Branchen und Branchensubsegmente in wichtigen Haupt-Prozessen abschneiden. Damit geben sie mittelständischen Unternehmen eine Orientierung über den in ihrer Industrie herrschenden „State of the Art“ in Sachen Prozesse und IT-Technologie für unterschiedlich grosse Unternehmen. Außerdem werden aktuelle Trends wie Software as a Service, Mobility und Outsourcing sowie die größten Herausforderungen untersucht, vor denen Mittelständler in Deutschland, Schweiz und Österreich stehen.
Gute Prozessgestaltung und Unternehmenserfolg hängen zusammen
Peter Burghardt, Managing Director von techconsult bestätigte anlässlich des Roundtable den Zusammenhang von Unternehmenserfolg und Prozessqualität: „Über alle Branchen hinweg zeigt sich eine positive Gewinnentwicklung der Unternehmen, die in ihrer Prozessqualität einen bestimmten Schwellenwert erreichen. Unternehmen, die unter diesem Schwellenwert liegen, weisen nur selten eine positive Gewinnentwicklung auf.“
Voraussetzung, um die Prozessvorteile auch zu realisieren sei allerdings, so der Tenor der Teilnehmer des etwa zweistündigen Roundtable, dass Prozesse den Geschäften und Abläufen der Unternehmen zwar ausreichend Struktur geben, aber sie nicht zu starr und damit einengend gestaltet sein dürfen.
Die Einigkeit in diesem Punkt war auch deshalb etwas ungewöhnlich, weil die Diskutanten nicht nur verschiedene Funktionen ausübten, sondern auch weil sie unterschiedliche Branchen repräsentierten und ihre Unternehmen verschieden groß sind:
Heide Duckert, Country Managerin des 220 Mitarbeiter starken und global tätigen Übersetzungsunternehmens Multiling folgte der Einladung des Business Performance Index genauso wie Jürgen Elsner, CIO des Schmiermittelherstellers Klüber Lubrication mit Hauptsitz in München. Klüber ist zwar mit 1980 Mitarbeitern ein großer Mittelständler. Das Unternehmen gehört zur Freudenberg Gruppe. Die Gruppe zählt insgesamt über 37 000 Mitarbeiter in ihren verschiedenen Unternehmen. Außerdem diskutierte Dr. Andreas Tremel, Mitbegründer und Geschäftsführer des Softwareherstellers InLoox GmbH, der zurzeit 20 festangestellte Mitarbeiter an Standorten in München und San Francisco beschäftigt,mit. Last but not least trug Dr. Johannes Lorenz, CIO der Messe München, einem mit über 760 Mitarbeitern in 64 Ländern agierenden Messeveranstalter seine Sicht auf Geschäftsprozesse und IT bei.
Die richtige Balance finden zwischen zentraler Steuerung und dezentralen Freiräumen
Auf Shared Services setzt beispielsweise Klüber Lubrication. „Mit Shared Services sind wir derzeit dabei, innerhalb der Geschäftgruppe Freudenberg Chemical Specialities die Geschäftsprozesse zu standardisieren und mit gleichen Systemen zu bedienen“, erklärt CIO Jürgen Elsner. Denn nur damit könne man „economies of scale“ erzielen. Dies sei deshalb eine Herausforderung, weil zwar alle Mitglieder der Freudenberg SE im Bereich Spezialchemie tätig sind – das aber mit unterschiedlichen Ansätzen. Klüber beispielsweise produziere nach dem Verfahren „make-to-stock“, andere Unternehmen der Gruppe arbeiten dagegen nach dem Prinzip „make-to-order“. „Doch wir haben es geschafft, in den ERP-Systemen gemeinsame Templates zu entwickeln, die beides berücksichtigen, viel gemeinsam haben und an der entscheidenden Stelle Individualität zulassen.“ Bezogen werden die Shared Services jeweils regional aus einem der fünf IT Hubs (Rechenzentren) weltweit.
Auf ein streng zentrales Konzept setzt dagegen der Übersetzungsdienstleister Mulitling. „Wir arbeiteten früher dezentral, doch jetzt nutzen wir weltweit die gleiche Software und die gleichen Prozesse“, erklärt Heide Duckert. Der Vorteil: Durch die Konsolidierung und ein einheitliches Projektmanagement können die weltweit verstreuten Übersetzungsteams besser koordiniert und die Fehlerrate gesenkt werden. Dieses zentralisierte Modell verschlanke den Übersetzungsprozess und schone das Budget, indem mehr qualitativ hochwertige Übersetzungen durch weniger interne und freie Mitarbeiter erstellt werden. „Für uns ist Qualität ein absolut zentrales Thema. Damit unterscheiden wir uns zum einen von anderen Übersetzungsanbietern und zum andern verlangen unsere Klienten schon wegen der speziellen Textarten eine sehr hohe Genauigkeit. Zum Beispiel dürfen in Börsenprospekten oder Patentanmeldungen absolut keine Übersetzungsfehler gemacht werden“, berichtet Duckert.
Standardprozesse sind also wichtig, um ein qualitativ hochwertiges Produkt anzubieten. Ebenso wichtig ist jedoch eine gewisse Flexibilität und Varianz in den Prozessen, betont Dr. Johannes Lorenz, CIO der Messe München. Das Unternehmen expandiert mit seinen Weltleitmessen wie der Internationalen Sportartikelmesse (ISPO) nach China und Südamerika. „Hier arbeiten wir dezentral und beachten die landesspezifischen Abläufe, andererseits müssen wir konsolidieren und standardisieren, damit wir nicht zu viele Prozesse und IT-Lösungen unterstützen müssen. Das lässt sich von der Kostenseite nicht rechtfertigen“, erklärt Lorenz.
IT und Business müssen einander verstehen
Beim Ausbalancieren zwischen Standardisierung auf der einen Seite und Flexibilität sowie die Berücksichtigung von landesspezifischen Variablen auf der anderen Seite soll das Projekt „Business to IT“ helfen. Mitarbeiter in zunächst ausgewählten Fachbereichen sollen letztlich mit mehr Prozesswissen zu einer passenderen IT-Unterstützung beitragen. „Die Frage für uns lautet: Wie bringen wir Business und IT näher zusammen“, erläutert Lorenz. Das funktioniert zum Beispiel über eine gemeinsame Sprache, mit der die Fachbereiche in den ausgewählten Bereichen ihre Prozesse und Anforderungen daran beschreiben. Außerdem sollen die Bereiche, ihre Wünsche an die Benutzeroberfläche beschreiben. „Auf dieser Basis bekommen wir in der IT Lastenhefte, die 3 wesentliche Informationen enthalten: die fachliche Beschreibung, die Anforderungen an die Oberfläche und die Informationsflüsse zu anderen Bereichen. Auf diese Weise kann die IT effektiver arbeiten, weil wir nicht irgendeine Lösung über den Zaun werfen, sondern sehr konkret wissen, was das Business will“, sagt Lorenz. Außerdem gebe die klare Beschreibung auch sehr deutliche Hinweise darauf, wo Abweichungen vom Standard nötig und wo sie nur Kosmetik sind. Das Projekt Business to IT wurde Anfang 2013 begonnen. Die ersten Ergebnisse sind sehr viel versprechend. „So bekommen wir vom Business Lastenhefte, mit denen wir tatsächlich gute Pflichtenhefte schreiben können. Das Projekt Business to IT ist deshalb auch so wichtig, weil wir im nächsten Jahr unsere Messeabwicklungssoftware komplett erneuern wollen. Das hat am meisten Aussicht auf Erfolg, wenn Business und IT wissen, wovon sie reden.“
Diesen sehr direkten Zusammenhang zwischen Business- und IT-Seite beleuchtet auch die BPI Branchenstudie Mittelstand Dienstleistung. Unter dem Titel : „Business Performance Index Mittelstand 2013 D/A/CH Dienstleistung“ schildert sie unter anderem, wie gut die Prozesse in mittelgroßen Dienstleistungsunternehmen mit Informationstechnik unterstützt werden. In dieser seit 2011 nunmehr ebenfalls zum 3. Mal erhobenen Studie wird deutlich, dass Dienstleistungsunternehmen in diesem Bereich teilweise noch Nachholbedarf haben. Im Durchschnitt erreichen die befragten Unternehmen in Sachen IT-Unterstützung mit 64,2 von 100 möglichen Punkten zwar einen durchaus respektablen Wert, aber verschiedene Subbranchen schneiden deutlich schlechter ab. So kommt zum Beispiel die Service-Sparte Immobilien hier nur auf 59,3 Punkte. Das ist zu wenig, als das IT nachhaltig zum Prozesserfolg und damit zum Unternehmenserfolg beitragen könnte. „Betrachtet man die Unternehmen, die in der BPI-Mittelstandsstudie in Sachen IT-Unterstützung die meisten Punkte erreichen, wird schnell sichtbar, dass sie auf eine IT setzen, mit der sie ihre Prozesse in den Bereichen mit Standardsoftware unterstützen, wo Skaleneffekte erzeugt werden können und dort Individualität zulassen, wo Flexibilität gefragt ist“, erklärte Peter Burghardt von techconsult anlässlich der Vorstellung des Dienstleistungs-BPI.
Was für IT gilt, ist auch für die Prozesse bedeutsam
Was für die IT gilt, ist auch für die Prozesse selbst bedeutsam. Die richtige Mischung aus Standardisierung und Flexibilität der Prozesse bezeichnet Lorenz von der Messe München im Roundtable Gespräch als „Königsklasse“. „Wir versuchen dabei, das Toyota-Prinzip umzusetzen: Bewährte Komponenten kommen unter eine neue Haube.“ Dabei sollen Standards gefunden werden, um konstante Qualität zu minimalen Kosten produzieren zu können. Das dürfe allerdings nicht zum Korsett werden.
Diese Meinung vertritt auch Dr. Andreas Tremel, Geschäftsführer von InLoox. Das 1999 in München gegründete Unternehmen entwickelt professionelle, in Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Server integrierte Unternehmensanwendungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen sollen. Flaggschiffprodukt ist InLoox, eine Software für Projektmanagement, die mittlerweile bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 35.000 Anwendern weltweit eingesetzt wird. Kerngeschäft ist der Vertrieb von Softwarelizenzen und Services. Zu letzteren zählen Beratung, Schulung, Implementierung, Support und Services für Softwareinvestitionen. Das Unternehmen agiert weltweit und ist über das InLoox Partnernetzwerk regional für Kunden präsent. Beim Automatisieren des Bestellprozesses entstand ein Problem. „Als wir unseren Online-Store 2008 eröffneten“, berichtet Tremel „waren wir zunächst von seiner Funktionalität begeistert. Mit ihm lässt sich zum Beispiel Software automatisch weltweit verteilen. Als dann aber sehr schnell auffiel, dass sich individuell vereinbarte Staffelpreise im Billing-Baustein des Stores nicht abbilden ließen, trübte sich die Euphorie. „Irgendwann haben wir dann entschieden, Spezialitäten weiter von Fall zu Fall zu entscheiden und nicht bis ins kleinste Detail zu automatisieren.“ Mit dem Beispiel will Tremel einen seiner Leitsätze illustrieren, an denen er sich orientiert: „Man darf nicht alles stur in Algorithmen gießen, manchmal ist es besser zu improvisieren, um flexibel zu bleiben.“
Die Möglichkeit zur Improvisation ist auch für Klüber Lubrication wichtig. „Bei Kundenwünschen sind wir gut im Improvisieren. Dafür haben wir den Spielraum in unseren Prozessen vorgesehen. “, sagt Elsner. Kein Pardon gebe es indes bei Rezepturen für chemische Produkte, Dokumentationen oder Frachtpapieren.
„Prozesse schaffen Ordnung und sorgen für Transparenz“. Wie sie aufzusetzen sind, dafür tragen die Fachbereichsleiter die Verantwortung. „Es ist ein Fehler, wenn eine IT-Abteilung sich soweit einbringt, dass sie Verantwortung für Prozesse in Fachbereichen übernimmt“, erklärt Elsner das bei Klüber herrschende Paradigma. Denn die Bereichsleiter im Vertrieb, in Produktion oder Logistik, „kennen doch ihr Geschäft“. Die IT könne nur im Sinne von Consulting und Unterstützung beim Betreiben helfen und vielleicht noch die Schnittstellen zwischen den Abläufen und Prozessen managen und verknüpfen. „Prozessverantwortung gehört glasklar in die Fachbereiche. Jeder IT-Leiter, der sich anmaßt, für die Prozesse im Unternehmen zuständig zu sein, macht einen Fehler,“ postuliert Elsner.
Dass in diesem Zusammenspiel zwischen Business und IT durchaus noch Verbesserungspotenzial steckt, machen einmal mehr die Ergebnisse des Business Performance Index deutlich. In den Branchenstudien „Fertigung“ und „Dienstleistung“ wird auch nach Relevanz und Zufriedenheit mit dem Unternehmensbereich IT-Organisation gefragt. Von insgesamt 9 Unternehmensbereichen platzieren die Fertiger ihre IT-Organisation auf einem eher mageren 6. Rang. Bei den Dienstleister schneidet die IT bei elf untersuchten Unternehmensbereichen mit einem 6. Rang nur etwas besser ab.
Fazit
Insgesamt, so das Fazit der Roundtable-Teilnehmer, hat sich die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen allerdings in den letzten Jahren auch bei der Prozessgestaltung deutlich verändert. „Die Fachbereiche haben in den vergangenen Jahren sehr viel IT-Kompetenz aufgebaut. Sie wissen sehr viel mehr über die Möglichkeiten und Beschränkungen von IT. Deshalb können Prozesse nur im Zusammenspiel von IT und Business gestaltet und optimiert werden. ITler müssen die Geschäftsmodelle und –Praktiken verstehen, und der Fachbereich braucht IT-Kompetenz“, fomuliert Elsner stellvertretend.
Der BPI als Benchmark-Werkzeug
Jeder Mittelständler kann den Business Performance Index für sein Unternehmen als kostenfreies Benchmark-Werkzeug nutzen. Dazu muss lediglich der Fragebogen unter www.business-performance-index.de ausgefüllt werden. Die Antworten werden ausgewertet und zeigen, wo das Unternehmen im Vergleich zum unmittelbaren Wettbewerb (Branche, Subbranche, Größenklasse) steht. Damit lassen sich eigene Stärken und Schwächen analysieren. Die Unternehmensdaten bleiben selbstverständlich anonym. Weitere Informationen zum BPI insgesamt und zu den Einzelberichten BPI Fertigung, BPI-Dienstleistung und BPI-Handel finden Sie unter www.business-performance-index.de. Dort stehen alle Berichte auch zum kostenfreien Download bereit.
