Das Arbeitszeugnis wird in der Personalauswahl noch immer als wichtigstes Entscheidungskriterium betrachtet. Lediglich der Lebenslauf sowie das Anschreiben werden als noch wichtiger bei der Kandidatenauswahl angesehen. Gerade für mittelständische Unternehmen ist das Arbeitszeugnis ein ausschlaggebender Hinweis auf die Qualitäten des Bewerbers. Schließlich bestehen oftmals große Unterschiede bei den Einschätzungen der Fähigkeiten aus Sicht des Bewerbers und der des Arbeitgebers.
Arbeitszeugnis entscheidendes Kriterium bei der Bewerberauswahl
Lebenslauf und Anschreiben sind oftmals ungeeignete Kriterien bei der Bewerberauswahl. Denn die Anforderungen in mittelständischen Unternehmen unterscheiden sich teils gravierend vom Großkonzern, trotz ähnlicher Aufgaben. Daher sind der Charakter und die Persönlichkeit des Bewerbers meist wichtiger, als das reine Fachwissen. Ein Arbeitszeugnis gibt hierfür einen Einblick in die Einstellung, Arbeitsweise und Motivation. Auf folgende Aspekte im Arbeitszeugnis des Bewerbers sollten Mittelständler besonders achten:
• Arbeitet der Bewerber eigenmotiviert und zielorientiert?
• Ist er ein Teamplayer und/oder kann er eine Gruppe führen?
• Entsprechen seine Fähigkeiten den Anforderungen des Unternehmens?
Geheime Formulierungen richtig deuten
Arbeitszeugnisse sind in aller Regel ähnlich strukturiert und besitzen identische Formulierungen. Dies dient als allgemeine Bewertungsgrundlage und zur besseren Einschätzung für den neuen Arbeitgeber. Zeugnissprache kann daher versteckte Kritik enthalten, die in wohlwollende Worthülsen verpackt ist. Dabei gibt es zwei Arten von Zeugnissen: das einfache Zeugnis und das qualifizierte Zeugnis.
Das einfache Zeugnis enthält nur nachprüfbare Fakten wie den Namen des Arbeitgebers, getätigte Arbeiten etc. Wohingegen das qualifizierte Zeugnis neben den reinen Faktoren zusätzlich das Sozialverhalten miteinbezieht. Dabei sollte man auf folgende Kriterien achten:
• Formale Kriterien, wie Anschrift, Unterschrift etc.
• Kompetenzen des Bewerbers
• Abgleich zum Lebenslauf
• Zeugniscode und verstecke Botschaften
• Leistungen im Zeitverlauf
Dabei kann eine Abweichung von der Norm, Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit und Sozialverhaltens des Bewerbers zurückführen. Wenn ein Arbeitszeugnis beispielsweise nicht auf Firmenpapier gedruckt wurde, ist das in der Regel ein Hinweis auf fehlende Fachkompetenz
Geheime Formulierungen richtig deuten
Vorallem aber müssen Personaler die meist blumig klingenden Formulierungen richtig deuten. Denn der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Arbeitszeugnisse wohlwollend formuliert sein müssen. Das hat zur Folge, dass Kritik nicht als solche geäußert werden darf. Stattdessen haben sich zahlreiche Formulierungen, teilweise mit Doppeldeutigkeit, etabliert. Hier einige Beispiele:
• Er verfügt über Fachwissen und gesundes Selbstvertrauen = Bewerber war arrogant
• Er war bei Kunden schnell beliebt = fehlendes Verhandlungsgeschick
• Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden = fehlende Fachkompetenz
• Seine Geselligkeit trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei = Bewerber trank Alkohol während der Arbeit
• Er war tüchtig und in der Lage, seine Meinung zu vertreten = Bewerber konnte nicht mit Kritik umgehen
Arbeitszeugnisse optimal gestalten mit Hilfe von Softwarelösungen
Diese standardisierten Formulierungen und Phrasen müssen daher auch Mittelständler übernehmen. Dabei besteht die Schwierigkeit, bei der Vielzahl an Deutungen die Übersicht zu behalten und eine einheitliche Struktur zu bewahren. Dieser Prozess kostet wertvolle Zeit, vor allem wenn, wie im Mittelstand oftmals der Fall ist, Personalressourcen begrenzt und unerfahren sind. Aus diesem Grund eignen sich spezielle Softwareanwendungen zur Erstellung von Arbeitszeugnissen, die mit Vorlagen und einfachen Drag-and-Drop-Prinzipien, diesen Prozess weitestgehend automatisieren.
Arbeitszeugnisse sind bei der Bewerberwahl von besonderer Relevanz. Sie liefern dem Personaler Hinweise auf die Fähigkeiten, Einstellung und Charakter des Bewerbers, die aus dem Lebenslauf und Anschreiben nicht ersichtlich werden. Vor allem in der heutigen Zeit ist darauf besonders zu achten. Gleichzeitig ergeben sich Schwierigkeiten für Mittelständler bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen. Denn der Prozess setzt ein gewisses Verständnis der Thematik voraus. Eine Lösung dafür stellen spezielle Softwareanwendungen dar, mit denen Arbeitszeugnisse in wenigen Minuten erstellt werden.
