Oft ist die Personalabteilung die letzte Abteilung eines Unternehmens, in der an digitalisierte Prozesse gedacht wird. Wenn alles läuft, gibt es schließlich keinen Grund Geld auszugeben. Andererseits stellen sich Unternehmensbereiche wie Entwicklung, Vertrieb oder Produktion ständig auf Neues ein und verändern bestehende Prozesse, um in Zukunft mit der Konkurrenz mitzuhalten. Hat die Personalabteilung das nicht nötig?
Beherzigt man aktuelle Studienergebnisse zum Fachkräftemangel, dann sollten Personaler jede verfügbare Minute mit der Suche nach neuen Talenten und Bewerbermanagement verbringen. Die Realität sieht allerdings anders aus. Personaler verbringen im Schnitt jeden Tag von 9 bis 12.15 Uhr mit administrativen Tätigkeiten wie manueller Datenpflege oder Korrektur. Das muss nicht sein.
Mit einer Personalverwaltungs- und Bewerbermanagementsoftware kann die Personalabteilung durch diese Punkte wertvolle Zeit sparen.
Vorlagen nutzen
Einmal Zeit investieren, dafür langfristig sparen. Wiederkehrende E -Mails wie Einladungen zum Bewerbungsgespräch, Absagen oder Erinnerungen an ärztliche Atteste einfach in eine Vorlage übertragen und mit einem Klick versenden. In der internen wie externen Kommunikation kann so viel Zeit gespart und bestimmte Prozesse vereinheitlicht werden.
Nie wieder Mitarbeiterdaten ändern
Eine Employee Self Service (ESS) Funktion erlaubt dem Mitarbeiter, seine eigenen Daten einzusehen und einige dieser selbst anzupassen, je nach vorher festgelegter Zugriffsberechtigung. Einen Umzug oder eine neue Krankenversicherung zu melden, ist so für den Mitarbeiter kein Problem mehr. Personaler bleiben von störenden Zwischenrufen verschont und wissen, dass die Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich sind, ihre Daten aktuell zu halten. Eine Software mit digitaler Personalakte macht das möglich.
Eine zentrale Ablage
Zusammengehörige Informationen an verschiedenen Orten abzulegen, stiftet Chaos und kann zu Inkonsistenzen führen. Mit einer Software als zentralem Ort für alle Daten schaffen Sie eine fehlerfreie Informationsquelle, die dabei hilft bessere und schnellere Einblicke in die gewünschte Fragestellungen zu geben.
Aufgaben gesammelt bearbeiten
Jeder kennt das: Nur noch schnell auf diese eine Email antworten. Bei 20 Urlaubsanträgen und 3 Fragen zu Gehaltsabrechnungen oder noch vielem mehr, kommt man schnell ins Straucheln. Eine Personalverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, gezielt Aufgaben einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen. Auf einen Klick mit der Personalakte verknüpft sind diese normalerweise schnell bearbeitet und erscheinen in einer zentralen To-Do Liste. So können sie Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Studien belegen, dass Menschen ineffizient arbeiten, wenn Sie sich jedes Mal unterbrechen lassen, weil Sie ad hoc reagieren wollen. Eine ineffiziente Personalabteilung nutzt am Ende niemandem.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Automatisieren, was sich automatisieren lässt. Urlaubsrückstellungen tauchen beispielsweise jedes Jahr auf und werden oft noch per Hand ausgerechnet. Das muss nicht sein. Auch Genehmigungsprozesse für Urlaubsanträge per E-Mail oder manuell versandte Eingangsbestätigungen für Bewerbungen können automatisiert werden. Diese Aufgaben an eine Software zu delegieren, entlastet die Personalabteilung und schafft Raum für neue Ideen und Projekte.
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