Die Unternehmenswelt ist einem stetigen Wandel unterzogen, der sich durch die Digitalisierung enorm beschleunigt hat. Heute muss man als Unternehmer ständig auf dem neuesten Stand sein, um seine Firma so gut und effizient wie möglich zu führen. Dabei gibt es zahlreiche Aspekte, die das Arbeiten enorm vereinfachen und Mitarbeitern kostbare Zeit sparen. Welche Effizienzmaßnahmen dabei auf keinen Fall vergessen werden sollten, haben wir uns genauer angesehen!
Optimierung und Automatisierung
Wer das Wort „Automatisierung“ hört, denkt oftmals an die Reduktion von Arbeitsplätzen. Durch künstliche Intelligenzen werden wichtige Tätigkeiten übernommen, für die man nun keinen Mitarbeiter mehr benötigt. Das muss aber nicht so sein, denn automatisierte Prozesse können dem Personal unter die Arme greifen, ohne es obsolet zu machen. Besonders wenn es um die Automatisierung von Datenprozessen geht, benötigt man die Kontrolle durch Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die Vorgänge fehlerfrei ablaufen. Für die Optimierung von Prozessen, die viel Zeit kosten und eigentlich automatisiert ablaufen könnten, gibt es mittlerweile zahlreiche Softwarelösungen. Dabei können Routineaufgaben voll automatisch gelöst werden.
Software-Lösungen zur Unterstützung
Beispiele für Automatisierungen und Optimierungen gibt es unzählige und es kommt ganz darauf an, welche Aufgaben sich im Unternehmen stellen. Mit einer passenden CMR-Software (Customer Relationship Management) wie HubSpot CMR können Mitarbeiter z. B. besser mit Kunden in Kontakt bleiben und Anfragen schneller und effizienter bearbeiten. Auch ein Chatbot kann hier einige Aufgaben übernehmen, denn er filtert die Nachrichten auf Schlagwörter und versucht passende Antworten auf häufig gestellte Fragen zu bieten. Benötigt der Kunde eine individuellere Betreuung, wird er zu einem Menschen weitergeleitet. Die Verwaltung von großen Datenbanken kann ebenfalls mit einer Software durchgeführt werden. Der SolarWinds Database Performance Monitor ist dabei ein hilfreiches Tool, um sicherzustellen, dass die bestmögliche Leistung der Datenbanken gewährleistet wird. Der Umgang mit der Software ist so unkompliziert gestaltet, dass Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden können.
Anwendung des Kaizen-Prinzips
Das japanische Prinzip „Kaizen“ hat mittlerweile seinen Weg nach Deutschland gefunden. Bei dieser Philosophie aus der Arbeitswelt geht es darum, die eigenen Abläufe ständig zu hinterfragen. So soll jeder Mitarbeiter seine Prozesse laufend evaluieren, um dabei herauszufinden, wie effizient sie ablaufen. Dazu stellen sich Teams außerdem die Frage, ob ihr Arbeitsplatz für die benötigten Tätigkeiten passend ist oder ob es in diesem Bereich Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Mit dem permanenten Blick auf Verbesserung und Effizienzsteigerung beschreitet das Unternehmen einen kontinuierlichen Weg nach oben. In Zeiten der Digitalisierung hat man hier besonders viel Potenzial. Wenn Mitarbeiter immer nach einer effektiveren Methode für ihre Arbeit suchen, finden sie schnell digitale Lösungen, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Hat das Personal Schwächen in der eigenen Tätigkeit oder im Team gefunden, müssen diese dann nur noch kommuniziert werden. Dazu eignet sich ein Online-Tool, in dem Notizen und Anmerkungen für alle sichtbar eingetragen werden können. Das klappt besonders gut mit übersichtlichen Programmen wie Evernote, bei denen Notizen in verschiedensten Formen zusammengestellt und mit Dokumenten verbunden werden können.
Damit ein Unternehmen besonders effizient wird, gibt es einige Punkte zu bedenken. So können verschiedene Prozesse optimiert werden, um Mitarbeitern Routinetätigkeiten abzunehmen. Außerdem ist es hilfreich, wenn sich das Personal ständig selbst evaluiert und der Teamleitung mitteilt, wie ihre Arbeit effizienter gestaltet werden könnte. Wenn hier noch die Kommunikation stimmt, können Unternehmen mit einfachen Schritten deutlich mehr in kürzerer Zeit schaffen und ihre Mitarbeiter entlasten.
