Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass Krankmeldungen nicht mehr über den Arbeitnehmer zum Arbeitgeber kommen, sondern vom Arbeitgeber abgerufen werden müssen. Die technischen Rahmenbedingungen dafür haben die meisten Arbeitgeber deshalb bereits im letzten Jahr geschaffen. Ansonsten gilt es, jetzt dringend nachzurüsten.
Der Weg in ein unbürokratisches, digitales Zeitalter
Die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde bereits 2019 im Rahmen des dritten Bürokratieentlastungsgesetzes beschlossen. Die Digitalisierung der Krankmeldungen sollte dafür sorgen, dass diese pünktlich beim Arbeitgeber sind und nicht mehr verloren gehen.
Bisher war es so, dass Arbeitnehmer selbst die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach ärztlicher Ausstellung beim Arbeitgeber abgeben mussten. Mit der eAU hat sich der Prozess verändert: Arbeitnehmer müssen Arbeitgeber im Krankheitsfall zwar noch immer über ihren Ausfall und dessen Länge informieren. Anschließend liegt es aber beim Arbeitgeber, die Bescheinigung einzuholen.
Der behandelnde Arzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dazu verschlüsselt über den Server der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die eAU dann über den GKV-Server ab.
Für Arbeitgeber klingt die neue Lösung erst einmal umständlicher als die alte. Das ist sie auch, wenn nicht auf moderne Automatisierungssoftware gesetzt wird, die den Arbeitgeber entlastet.
Automatisierung durch modernste Software
Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kamen auf Arztpraxen und Unternehmen die Hürden zu, eine digitale Infrastruktur und entsprechende Software einzuführen, die das Verfahren grundlegend ermöglicht.
Um den Datenschutz zu gewährleisten, werden die Daten zum einen über die Telematikinfrastruktur übermittelt, der die höchsten Sicherheitsstandards zugrunde liegen. Zum anderen kann die Abfrage von Arbeitgebern nur mit einem systemgeprüften Programm oder einer Ausfüllhilfe erfolgen. In beiden Fällen muss eine ITSG-Zertifizierung vorliegen.
Für viele Arbeitgeber bedeutet das eine Umstellung, denn im besten Fall ist es die Zeiterfassungssoftware, die die eAU automatisch abruft – und den Arbeitsaufwand für Unternehmen damit möglichst gering hält.
Über eine solche Funktion verfügt zum Beispiel die AVERO Zeiterfassung. Nachdem eine Krankmeldung über das Zeiterfassungssystem eingetragen wurde, wird die dazugehörige elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung automatisch vom System beim GKV-Server abgefragt und mit der manuell erfassten Krankmeldung des Mitarbeiters abgeglichen. Praktisch ist auch, dass unterschiedliche Abgabefristen für die Krankmeldung im System bestimmt werden können. Dies ist nützlich, wenn es zum Beispiel für Azubis oder Arbeitgeber in der Probezeit andere Fristen gibt.
Bei Übereinstimmung der Daten erfolgt eine direkte und automatisierte Bestätigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Stimmt der Zeitraum nicht überein, kann diese Differenz manuell abgeglichen werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitnehmer die Krankenkasse gewechselt hat, ohne dass dies in den Stammdaten der Zeiterfassungssoftware angepasst wurde.
Mit einer solchen Automatisierung profitieren Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Arztpraxen von der eAU. Denn dann ist sichergestellt, dass es keine Tippfehler gibt, Krankmeldungen nicht verloren gehen und der gesamte Prozess beschleunigt wird.
