Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Arbeitsprozesse organisieren, tiefgreifend. Die Zahl der Unternehmen in Deutschland, die ihren Mitarbeitern mobile Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, steigt stetig. Dass Mitarbeiter von unterwegs oder an verschiedenen Firmenstandorten per Laptop, Smartphone und Tablet schnell und flexibel auf Daten und Dokumente zugreifen können, wird für Organisationen immer erfolgskritischer. Dies ist ein Ergebnis einer aktuellen Studie, die das international tätige Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC im Auftrag der TA Triumph-Adler GmbH, Spezialist für Dokumenten- und Informationsmanagement, durchgeführt hat.
Wie verändern Technologien die Arbeitsabläufe? Machen mobile Arbeitsplätze meine Mitarbeiter wirklich produktiver? Welche Daten oder sogar Prozesse kann ich schon jetzt gefahrlos in die Cloud auslagern? „Speziell mittelständische Unternehmen geraten mehr denn je unter Druck, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen“, sagt Christopher Rheidt, Executive Vice President bei TA Triumph-Adler. IDC hat im Auftrag von TA Triumph-Adler für die Studie „Future Business World 2025 – Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ über 700 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. „Die Trends sind eindeutig erkennbar und lassen sich bereits heute in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzen“, so Rheidt.
Über die Studie
IDC befragte im Dezember 2014 insgesamt 709 Information Worker aus Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Whitepaper wird nach Registrierung auf der Webseite www.talking-future.de ab dem 30.März 2015 zugeschickt. Weitere Informationen unter: www.talking-future.de.
Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:
1. Der effiziente Umgang mit Informationen ist erfolgsentscheidend
Der Arbeitsplatz der Zukunft wird vor allem durch Flexibilität gekennzeichnet sein: Informationen, Dateien und Dokumente müssen in Sekundenschnelle auffindbar und verfügbar sein – und zwar unabhängig vom Aufenthaltsort, der genutzten Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter, wenn diese zum Beispiel in virtuellen Teams zusammenarbeiten. Wie die Studie ergab, verbringen die Befragten heute rund 22 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Ablegen und Suchen von Informationen. „Wir wissen, dass der Aktenberg des deutschen Mittelstands über 50.000 km hoch ist. Darin befinden sich eine Unmenge erfolgskritischer Informationen aus Verträgen oder Rechnungen“, kommentiert Christopher Rheidt. „Kein Unternehmen kann es sich leisten, dieses Wissen und damit unvorhersehbare Summen einfach zu verlieren.“ 78 Prozent der Befragten gaben an, dass der Umgang mit Informationen entscheidend in Zukunft für die Wettbewerbsfähigkeit ist. Lösungsansätze dazu gibt es laut Rheidt bereits heute: „Die revisionssichere digitale Archivierung ist am Markt bereits Standard, es gibt aber durchaus bei vielen Organisationen noch Nachholbedarf. Dies ist der erste Schritt hin zu einem professionellen Dokumenten- und Informationsmanagement.“
Der Wissensarbeiter von heute, der Inhalte schafft und Informationen teilt, ist auf eine effiziente Recherche angewiesen. Dies gelingt noch besser durch selbstlernende Systeme und automatisierte Abläufe, wie die digitale Erfassung von Dokumenten, deren automatische Konvertierung, Indexierung, Datenextrahierung, Verteilung und Archivierung. Denn nur so bleibt ihm künftig mehr Zeit, sich auf seine wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Zwei Drittel der Information Worker in der vorliegenden Studie sind der Ansicht, dass sich dokumentenintensive Abläufe in ihrem Fachbereich automatisieren lassen. Das meinen 75 Prozent der Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung und 72 Prozent der Befragten aus der Buchhaltung. Mit jeweils 71 Prozent sind auch die Mitarbeiter aus IT und Vertrieb mehrheitlich der Meinung, dass dafür Potential vorhanden ist. „Um dokumentenintensive Prozesse zu automatisieren, empfiehlt sich ein Enterprise Content Management (ECM) Tool, das alle Geschäftsprozesse durchgängig miteinander vernetzt“, sagt Christopher Rheidt. Jedes zweite befragte Unternehmen verwendet dies bereits, jedoch kommt es bei den meisten nur punktuell zum Einsatz. Neun von zehn Unternehmen fehlt es demnach an einem durchgängigen Konzept. Ein solches ist allerdings unabdingbar, um einen effizienten Umgang mit Dokumenten und Formularen zu ermöglichen.
3. Der Arbeitsplatz der Zukunft liegt in der Cloud – aber fast ein Drittel der befragten Unternehmen ist noch nicht vorbereitet
Moderne Technologien wie die Cloud sind die Voraussetzung dafür, dass der Arbeitsplatz der Zukunft auch Wirklichkeit wird. Unter dem Motto „Workspace-as-a-Service“ werden in Zukunft ganze IT-Arbeitsplätze in die Cloud verlegt. 54 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen teilen diese Ansicht und sind der Meinung, dass im Jahr 2025 IT-Arbeitsplätze mehrheitlich aus der Cloud bereitgestellt werden. Virtualisierungstechniken sorgen dafür, dass Anwender ihre gewohnte Desktop-Oberfläche inklusive Anwendungen und Services zentral bereitgestellt bekommen. Aus Sicht von IDC sind die Vorteile der Cloud eine kurze Entwicklungs- und Integrations-Phase, ein subskriptionsbasiertes Abrechnungsmodell und eine hohe Skalierbarkeit. Bis sich das Konzept „Workspace-as-a-Service“ vollends etabliert hat, müssen Unternehmen allerdings noch passende Strategien entwickeln. 22 Prozent der Unternehmen stellen demnach virtuelle Arbeitsplätze aus der Public Cloud, 44 Prozent aus der Private Cloud zur Verfügung. Jedoch haben sich 27 Prozent der Organisationen bis dato noch nicht mit einer konkreten Umsetzung auseinandergesetzt.
Ein Grund dafür könnten ungelöste Datenschutz- und Sicherheitsfragen sein. Viele Unternehmen scheuen sich, sensible Unternehmensdaten und geschäftskritische Anwendungen einer anonymen Cloud anzuvertrauen. Anbieter wie TA Triumph-Adler nehmen diese Bedenken ernst. „In der heutigen Arbeitswelt ist das Thema Cloud noch mit vielen Vorbehalten belegt“, weiß Experte Rheidt. „Das Sicherheitskonzept von professionellen Rechenzentren ist oftmals moderner und umfassender als unternehmenseigene Lösungen. Das Cloud Angebot, das wir unseren Kunden machen, erfüllt internationale ISO-Normen und Rahmenwerke, die Server stehen in Deutschland in einer sicheren Umgebung und die Daten werden mit modernster Sicherheits- und Verschlüsselungstechnologie gesichert.“
Viele der heutigen Berufstätigen sind die Cloud Worker von morgen. Hinzu kommen Young Professionals, die ihren digitalen Lifestyle ganz selbstverständlich mit ihrem Arbeitsalltag verknüpfen – und die Möglichkeit, mobil arbeiten zu können, voraussetzen. Die Work-Life-Balance, die Arbeiten und Privatleben als voneinander getrennte Pole betrachtet, gehört damit der Vergangenheit an und wird zur Work-Life-Integration: die Arbeitszeit wird der individuellen Lebensphase angepasst, um auf diese Weise zum Beispiel Karriere und Familie besser miteinander vereinbaren zu können. Warum muss ein Unternehmen von Montag bis Freitag stationäre Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, wenn Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten mit dem Firmennetzwerk vernetzt sind? „Die Präsenzkultur in Organisationen wird sich auch im Mittelstand ändern“, sagt Christopher Rheidt. „Im Kampf um die besten Mitarbeiter erhalten Arbeitnehmer damit ein Stück mehr Selbstbestimmung – solange die Ergebnisse stimmen.“
Letztlich wird künftig der effiziente Umgang mit Informationen für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens mehr denn je unerlässlich sein. Dies erfordert neue Konzepte für die Arbeitsprozessorganisation, für die Datensicherheit sowie die Arbeitsplatzgestaltung. „Viele unserer Kunden beschäftigen sich mit diesen Fragen. Ihre Anforderungen gehen bereits jetzt über ein reines Dokumenten-Management-System hinaus“, weiß Christopher Rheidt, Executive Vice President bei TA Triumph-Adler. „Sie wollen einen Dienstleister, der passende IT-Komponenten aus einer Hand anbieten und diese mit leistungsfähigen Managed Information Services und skalierbaren Cloud-Lösungen komplettieren kann: Die Digitalisierung von Dokumenten und Informationen ist schon lange eine unserer Kernkompetenzen. Im nächsten Schritt geht es darum, dass wir unseren Kunden Konzepte für die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse unter Einbeziehung mobiler Endgeräte aufzeigen sowie passende Finanzierungsmöglichkeiten anbieten.“
Über die Studie
IDC befragte im Dezember 2014 insgesamt 709 Information Worker aus Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Stichprobe setzt sich jeweils zur Hälfte aus Young Professionals zwischen 26 und 35 Jahren sowie aus erfahrenen Entscheidungsträgern zusammen. Das Whitepaper wird nach Registrierung auf der Webseite www.talking-future.de ab dem 30.März 2015 zugeschickt.
