Outlook kann mehr als Sie glauben!

„Machen Sie Outlook zu Ihrem ausgelagerten, digitalen Gedächtnis und Ihrer Informationsverwaltung“, empfiehlt Andreas Tremel, Gründer und Geschäftsführer von InLoox. Er muss es wissen, denn er kennt Outlook und den dazugehörigen Exchange-Server von Microsoft aus dem Effeff. Schließlich bietet sein Unternehmen seit Jahren erfolgreich eine Projektmanagement-Software an, die vollständig in Microsoft Outlook integriert ist. Gemeinsam mit InLoox hatte der BMVW Bayern im Rahmen seiner Seminarreihe „Unternehmer für Unternehmer“ zum Thema „Projektmanagement mit Outlook“ eingeladen.

Die zehn Teilnehmer repräsentierten einen Querschnitt durch alle Branchen des kleineren Mittelstands, vom Vermögensverwalter über Grafiker bis zum Immobilienmakler und Software-Entwickler. Alle Teilnehmer einte der regelmäßige Umgang mit Outlook sowie, dass Sie täglich eine Flut von E-Mails und eine Vielzahl weiterer digitaler und analoger Informationen verarbeiten, speichern und wiederfinden müssen. Gleichzeitig wünschten sich alle Teilnehmer, dass auch ihre Mitarbeiter informiert bleiben und Aufgaben alleine oder im Team termingerecht ausgeführt werden.

„Jeder kann für sich selbst entscheiden, was er als Projekt betrachtet“, war der erste Tipp von Tremel. Dies entspricht der Philosophie von InLoox, Projektmanagement nicht theoretisch aus dem „Elfenbeinturm“ zu betreiben, sondern ganz pragmatisch von den Bedürfnissen der Anwender auszugehen. Sobald eine Aufgabe alle Komponenten des „magischen Projektmanagement-Dreiecks“, nämlich Dauer, Umfang und Ressourcen enthält, kann sie als „Projekt“ begriffen werden und somit „geplantes Handeln“ ermöglichen. Für die Selbstorganisation und die Verwaltung von kleinen Projekten reichen die Bordmittel von Outlook aus, betonte der Projektmanagement-Profi. Denn schließlich gehe es darum, zu kommunizieren, zu organisieren, zu priorisieren und zu dokumentieren – alles Anforderungen, für die Outlook schon in der Basis-Installation, also auch Stand-alone, ohne Anbindung an den Exchange-Server, sehr gut gerüstet sei.

Für eine erste Ordnung im Mailverkehr reicht es oft schon, sich an einfache Regeln zu halten: so sollte immer nur ein eindeutiges Thema im Betreff gewählt werden, beispielsweise ein Projektname oder eine Projektnummer; außerdem sollten Mails immer nur einen Adressaten haben, so dass etwaige Aufgabenzuweisungen klar zu erkennen sind. Intern sollte immer an Dokumenten gearbeitet werden, die auf dem Server gespeichert sind, so dass nicht mehrere Dateien mit verschiedenen Versionen in Umlauf sind, die anschließend mühsam konsolidiert werden müssen.

Auch empfiehlt Tremel „aus eigener Erfahrung… mit umständlichen E-Mail-Archivierungs- und Ablagesystemen Schluss zu machen“. Die Suchfunktion von Outlook sei mittlerweile so gut, dass die gesuchten Mails schneller über die integrierte Suche gefunden werden, erst recht wenn die oben aufgeführten Mail-Regeln eingehalten werden. Auch eine chronologische Speicherung erledige sich von selbst, da ja jedes Mail eindeutig mit Datum und Uhrzeit gekennzeichnet sei, betont Tremel.

Hier zeigte sich auch, dass, wie so oft, die Möglichkeiten von Microsoft Office Produkten nicht genutzt werden. Lediglich sechs der zehn Teilnehmer nutzen für die Kommunikation mit Kollegen Besprechungsanfragen, sogar nur zwei verwenden die Aufgabenverwaltung. Dabei bietet die Aufgabenverwaltung umfangreiche Möglichkeiten, wie etwa das Kennzeichnen (engl. „Flaggen“) von Mails mit Terminen zur Wiedervorlage und Nachverfolgung.

Für das Zeitmanagement empfiehlt Tremel, den Kalender zu nutzen. Dieser sei sehr gut geeignet, um Gruppentermine zu planen und sich auch die eigene Zeit gut einzuteilen, etwa indem Zeitfenster, die für akut anfallende Jobs genutzt werden können, bewusst und sichtbar eingetragen werden.

Eine ebenfalls vielfach unentdeckte Funktion ist die Anpassung der Outlook-Formulare an die eigenen Bedürfnisse, etwa durch das Hinzufügen neuer oder Löschen bestehender Felder. Zur weiteren Automatisierung riet Tremel, auch intensiv mit der Signatur zu arbeiten. Hier könnten beispielsweise Anrede und Abschiedsformel gleich eingebaut werden – eine minimale Ersparnis, aber immerhin 20 Anschläge pro Mail weniger.

Tremel machte auch auf die Tücken von Outlook aufmerksam. Das Verzeichnis „gelöschte Objekte“ als Archiv zu verwenden sei gefährlich, da Outlook diese Mails tatsächlich zum Löschen vorsieht, was durch einen Knopfdruck schon passieren kann. Außerdem sollte die Outlook-Datendatei regelmäßig gesichert werden. Dabei handelt es sich um eine einzige kompakte Datei, die alle Outlook-Informationen enthält (Outlook speichert also nicht jede Mail als einzelne Datei ab!). Sollte diese Datei, was aufgrund ihrer Komplexität passieren kann, von Outlook nicht mehr gelesen werden können, sind alle Outlook-Informationen vernichtet.

Tremels Erfahrung nach ist es bei aktiver Nutzung der Outlook-Funktionen möglich, mit 20 Minuten Planungszeit pro Mitarbeiter und Tag auszukommen – Zeit, die in Summe einen hohen Effizienz-Gewinn verspricht.

Allen, die Projekte mit mehreren Teammitgliedern steuern, empfahl er, eine der vielen Erweiterungsmöglichkeiten für Microsoft Outlook zu nutzen. So kann Outlook beispielsweise zu einem echten Projektmanagement-Tool ausgebaut werden. Neben der hauseigenen Lösung InLoox PM (http://www.inloox.de/produkte/inloox-pm-fuer-outlook/), die unter anderem visuelle Planungstools, Ressourcen- und Budgetübersichten sowie Funktionen zur Zeiterfassung und Projektdokumentation enthält, wies er noch auf die Angebote von MAPILab (http://www.mapilab.com/de/)“ sowie die Angebote der Firma Gangl (http://www.gangl.de) hin, die zahlreiche Angebote zur Erweiterung von Outlook anbieten.

Die vollständige Präsentation des Workshops von Andreas Tremel ist verfügbar unter: http://de.slideshare.net/InLoox/outlook-im-projektmanagement-erfolgreich-einsetzen-13704825
Mehr Infos zum Thema Projektmanagement auch unter: http://www.inloox.de/unternehmen/blog/