Kleine und mittelständische Unternehmen stehen seit Anfang 2023 unter Druck. Sie sind nun gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter konsequent zu erfassen.
Das Problem: Die üblichen Zeiterfassungssoftwares sind entweder zu groß und umständlich für kleine und mittelständische Unternehmen, oder sind so klein, dass sie bloß auf Start-Ups ausgelegt sind. Ist die Software zu groß, ist die Investition sehr hoch. Die kleinen Softwares hingegen verfügen über limitierte Funktionen. Sie kosten weniger Geld, verlangen dem Unternehmen und den Mitarbeitern aber eine Investition ihrer Zeit ab. Ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sollte deshalb idealerweise eine Zeiterfassungssoftware finden, die in der Mitte liegt und modular aufgebaut ist, sodass das Unternehmen nur für die Funktionen zahlt, die gebraucht werden.
Anwesenheit erfassen
Jedes Unternehmen hat je nach Branche, Größe und Firmenkultur unterschiedliche Bedürfnisse und Ansprüche an die Zeiterfassung. Kleine und mittelständische Unternehmen haben in der Regel jedoch ein paar Dinge gemeinsam und benötigen deshalb auch ähnliche Funktionen. Dazu gehören beispielsweise sekundenschnelle Kommen- und Gehen-Buchungen, die es dem Unternehmen erlauben, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter akkurater zu verzeichnen, als wenn sie bloß in 15-Minuten-Takten an- und abgemeldet werden kann. In der modernen Arbeitskultur wird häufig mit Gleitzeit und auch außerhalb des Büros gearbeitet. Akkurate Zeiterfassung sorgt dabei für Transparenz.
Abwesenheit erfassen
Ist ein Mitarbeiter einmal nicht in der Lage, zur Arbeit zu erscheinen, können elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) mit Hilfe des Zeiterfassungssystems automatisch erfasst und verarbeitet werden.
Auch Urlaubsanträge können direkt über eine moderne Zeiterfassungssoftware gestellt und genehmigt werden. Ohne die Software würde das die Personalabteilung wertvolle Zeit kosten.
Automatisierung
Kommt ein Mitarbeiter zur Arbeit, sollte die Zeiterfassungssoftware bestenfalls automatisch erkennen, welcher Schicht er zugeordnet werden muss. Dazu gehört auch die entsprechende Zuschlagsberechnung, die in jedem Fall automatisch geschehen muss.
Zuschläge werden in der Regel für Überstunden und die Arbeit an Wochenenden gezahlt, aber auch für die Nachtschicht und alle Arbeiten, die in besonders schmutzigen oder gefährlichen Umgebungen verrichtet werden. Sie kommen auch immer dann zum Einsatz, wenn die Arbeit nur mit speziellen Fähigkeiten der Mitarbeiter verrichtet werden kann, wie
beispielsweise, wenn an einer bestimmten Maschine oder mit einem speziellen Fahrzeug gearbeitet wird. Die Zeiterfassungssoftware registriert all diese Feinheiten bei der Anmeldung, was in der Lohnabrechnung Zeit spart.
